Blog

15 užitočných rád, ako zvládnuť riadenie vášho projektu a nezblázniť sa, časť 1.

Know-how Project Management
5.3.2021
V tomto článku vám prezradím viac o tom, ako pripraviť zadanie, poskladať tím a rozdať mu úlohy, správne načasovať ich plnenie, pripraviť sa na riziká a tiež o tom, aké je dôležité pravidelne sledovať, ako sa práce na projekte posúvajú a ako váš tím motivovať k tomu, aby sa vás nebál.

Šediviete už len pri pomyslení na to, ako zvládnete ďalší ťažký projekt, ktorý vám pristál na stole? Zatvárate sa v kancelárii a nechcete s nikým hovoriť, lebo sa bojíte, že sa vám to zas celé zosype? Nezúfajte a čítajte ďalej.

Jasné zadanie

Rada číslo 1: Jasné zadanie

Projekty často zlyhávajú z prozaického dôvodu: časť tímu jednoducho zadaniu neporozumelo, alebo ho nepochopilo presne. Preto si už na začiatku s klientom a vašimi ľuďmi treba vyložiť karty na stôl. S každým, kto sa na projekte podieľa, si najskôr odpovedzte na tieto otázky:

  1. Čo chceme vďaka projektu dosiahnuť?
  2. Aké sú jeho ciele a benefity?
  3. Kedy budeme môcť prehlásiť, že projekt je úspešný?
  4. Akú službu/produkt/výsledok očakávame?
  5. Kedy (alebo v akom štádiu vývoja) budeme považovať projekt za dokončený a na základe ktorých atribútov to budeme vedieť?
  6. Aké riziká sú s prácami na projekte spojené (preložené pre klienta: „Nič nám nesmiete zamlčať“?
  7. Koľko na to máme peňazí, kedy by to malo byť hotové (vrátane časovej rezervy kvôli neočakávaným prestojom), bude nás niečo obmedzovať?

Zriaďte tím na riešenie problémov

Rada číslo 2: Zriaďte tím na riešenie problémov

V biznisových projektoch nikdy nič nejde ľahko. Špeciálne to platí pre IT alebo digitálne projekty. Klient vám náhle zníži rozpočet, pokazí sa vám dôležitý komponent, padne firemný systém, kolega ochorie… Príčin môže byť milión.

Preto by ste s takýmito vecami mali rátať už v pláne manažmentu rizika, ktorý si pripravte vopred. A k tomu pridajte aj špeciálny tím, dedikovaný na riešenie problémových situácií. Jeho členmi by sa mali stať vaši najšikovnejší a najskúsenejší ľudia. Musia byť vždy pripravení na okamžitú mobilizáciu, aby dokázali rýchlo zasiahnuť vtedy, keď to bude potrebné.

Každý musí mať pridelenú rolu

Rada číslo 3: Jasné role

Zodpovednosť nenesiete len vy a všetci v tíme to musia vedieť. Samozrejme, na vašich pleciach leží, ako to celé dopadne, no to neznamená, že si vaši ľudia nebudú plniť svoje povinnosti poriadne a namiesto toho sa budú vyhovárať na „zlyhanie manažéra“.

Preto každému členovi tímu už na začiatku formálne, zrozumiteľne a jasne vysvetlite, aká je jeho úloha, aké ciele má dosahovať, kedy má odovzdávať hotové zadania, že ho budete kontrolovať, ale aj to, ako ho budete odmeňovať, motivovať, rozvíjať jeho talent a šikovnosť. Pýtajte  sa, či nepotrebuje dodatočný tréning, či na zverenú úlohu bude stačiť. Ľudia sa musia so svojimi rolami zžiť a identifikovať, ináč si svoje povinnosti nebudú plniť na 100 %.

Vytipujte si v tíme pár najschopnejších kolegov, ktorým budete môcť zveriť riadenie plnenia konkrétnych zadaní a jasne im povedzte, že za svoju časť tímu nesú zodpovednosť oni. To neznamená, že sa zodpovednosti zbavíte vy. Vašou hlavnou starosťou však bude „big picture“ a hlavne to, aby to všetko pekne hralo dokopy. 

Nepodceňujte soft skills

Rada číslo 4: Nedpodceňujte soft skills

Vo firmách sa častokrát sa stretávam s nesprávnym chápaním toho, ako by mal vyzerať kvalitný projektový manažér. Príliš veľký dôraz sa dáva na technické zdatnosti a „odrobené roky“, málo sa dbá na jeho soft skills (ako vie pracovať a komunikovať s ľuďmi, empatia, líderstvo atď.).

Verte mi, že práve soft skills – alebo ľudská stránka – často rozhodujú o úspechu či neúspechu vášho projektu. Ak sa s niekým rozhádate len kvôli tomu, že spolu nedokážete komunikovať, alebo budete strážiť vašich podriadených s bičom v ruke, ďaleko to nedotiahnete. Garantujem vám, že klesne ich výkonnosť a vôľa.

Je jasné, že celý tím nemôže permanentne fungovať v totálnom nasadení. Chyby robí každý. Ale namiesto zvyšovania hlasu či vyhrážok zvoľte radšej mäkší spôsob disciplíny a motivácie. Toto platí hlavne na kreatívnych a talentovaných ľudí, ktorí môžu váš nevyberaný spôsob komunikácie vyhodnotiť ako prekročenie určitých medzí a buchnú za sebou dverami. Potom vám neostane nič iné, len si za nich hľadať náhradu.

Čas dodávok zadaní si nastavte realisticky

Rada číslo 5: Buďte realistickí

Štatistiky hovoria, že polovica IT projektov zlyhá. Veľký podiel na tom majú procesné chyby a ľudské zlyhania. Môžete sa im vyhnúť (alebo ich eliminovať v maximálnej možnej miere), ak sa na plnenia zadaní pozriete realisticky. Nikdy klientovi nesľubujte, že niečo dostane včas, ak už dopredu viete, že to nestihnete alebo mu odovzdáte nepodarok.

Technickejšie zamerané projekty si vyžadujú veľa času, ich rozpočty sa často nafukujú a nie vždy vašou vinou. Počítajte s tým a klientovi to vždy včas oznámte. Vytvorte si spolu s tímom plán práce a plánujte realisticky. Opýtajte sa zodpovedných členov tímu na ich odhad a nechajte ich, nech sami navrhnú realistické termíny dodania.

Počítajte s prestojmi. Rozvrhnite čas práce na jednotlivých zadaniach a skúste odhadnúť, koľko bude reálne trvať ich plnenie. Neklamte samých seba, keď už vopred viete, že to nestihnete.  

Určite si kvalitatívne štandardy

Rada číslo 6: Určite si kvalitatívne štandardy

Častým problémom pri kreatívnych projektoch je zle nastavený parameter kvality. Ak niečo stačí jednému klientovi, iný môže tú istú vec považovať za nedostatočnú.

Preto si vopred vzájomne vyjasnite, akú kvalitu klient očakáva a či mu ju viete zabezpečiť. Nastavte si objektívne kvalitatívne kritériá, s ktorými budú súhlasiť obe strany a sledujte, aby sa dosahovali postupne vo viacerých fázach.

Uistite sa, že klient je spokojný s tým, ako sa projekt posúva. Všetko zdokumentujte a pravidelne ho informujte o progrese. Tým predídete nečakaným prekvapeniam v podobe „toto sme si nedohodli“ alebo „veď to vôbec nefunguje tak, ako sme chceli“.

Buďte transparentní

Rada číslo 7: Buďte transparentní

Platí to aj v projektovom manažmente. A prečo? Dôvod je prozaický: keď budete robiť veci za zavretými dverami, rátajte s tým, že nastane chaos. Zadania sa budú robiť duplicitne. Chyby sa nebudú odstraňovať („myslel som si, že na tom robí niekto iný“).

Transparentný manažment znamená, že vaši ľudia budú vždy informovaní o tom, čo sa robí, kto to robí, ako to robí a kedy to dokončí. Zdieľajte s tímom projektové dáta a postup prác. Riešte veci na pravidelných poradách a posmeľujte tím, nech sa k práci vyjadruje.

Vybudujete tak silnejší pocit zodpovednosti a posmelíte tím k tomu, aby sa pochválil dosiahnutými výsledkami. To sa odrazí v lepšej tímovej spolupráci a hlavne v prehľade o tom, ako ďaleko ste to spolu dotiahli.

Laco
Planning Director

Používate zastaralý prehliadač. Môžete si ho aktualizovať na tejto stránke.