Blog

15 rád, ako zvládnuť riadenie vášho projektu a nezblázniť sa, časť 2.

Know-how Project Management
24.3.2021
Na prvý pohľad to vyzerá, že táto téma je určená len projektovým manažérom. Nie je to tak. Rady, s ktorými sme sa podelili v predošlej časti a ktorými pokračujeme v tomto článku, sú prospešné pre celý projektový tím.

O benefitoch jasného zadania, jasne pridelených roliach či potrebe transparentnej komunikácie počas celého trvania projektu sme si už napísali. Pokračujme teda ďalej…

Zmysel projektu

Rada číslo 8: Prečo to vlastne celé robíme?

Možno vám to príde zábavné, ale keď sa do niečoho pustíte, „prečo“ je veľmi dôležitý faktor, Nemyslite si, že stačí získať klienta, predať mu nápad a zrealizovať ho. Minimálne nie vtedy, ak chcete veci robiť kvalitne.

„Prečo“ je zmyslom a dušou každého dobre nastaveného projektu. Každý, kto s vami na projekte bude pracovať, musí poznať odpoveď na túto otázku. Ak váš zamestnanec nepochopí, ako jeho práca prispieva k celkovému výsledku, bude demotivovaný a nespokojný.

Super tím pre úlohy, ktoré sa opakujú

Rada číslo 9: Vytvorte super tím expertov

Určite sa stretnete so zadaniami, ktoré sa budú opakovať. Deje sa to takmer pri všetkých projektoch. Vytvorte si na ich plnenie tzv „super tím“ expertov, ktorí sú trénovaní na špecifické úlohy. Bude fungovať oddelene od projektového tímu a keď počas prác na projekte na takúto úlohu narazíte, poveríte ňou práve váš „super tím“. Postup opakujte vždy v rovnakej situácii. Výhodou takéhoto tímu je to, že ho môžete rotovať medzi viacerými paralelne bežiacimi projektmi.

Príklad: klient chce nastaviť SEO na svoj web. Namiesto toho, aby ste tým poverili niekoho z členov projektového tímu, túto úlohu za vás vyrieši SEO super tím. Šetríte tým čas a nasadenie ľudí, ktorí musia pracovať na iných, dôležitejších zadaniach.

Netrieštite pozornosť členov tímu

Rada číslo 10: Netrieštite pozornosť členov tímu

Čoraz častejšie sa stáva, že jeden zamestnanec je členom viacerých projektových tímov. Panuje presvedčenie, že mu to pomáha v zlepšovaní jeho výkonu a skúseností. Nie je to však celkom tak.

Skôr či neskôr narazí na svoje limity. Tie má každý, nikto z nás predsa nie je supervýkonný stroj. Dokážeme spracovať len limitovaný počet procesov – niekto viac, niekto menej. Ak na niekoho budeme tlačiť, aby neustále multitaskoval, prebehával z jedného projektu do druhého a ešte ho aj budeme kritizovať, keď niečo nebude stíhať, nevyhnutne narazíme na to, že jeho pozornosť sa bude trieštiť a výkonnosť klesať.

Preto si do takýchto rolí vyberajte len ľudí, ktorí to už v minulosti dokázali, zvládli a neprišli o rozum. Netlačte na nich, nesúrte a v žiadnom prípade ich neprehadzujte z jedného projektu do druhého podľa toho, ako sa vám to hodí. Výsledkom totiž bude, že nakoniec nespravia nič poriadne.

Ak spozorujete pokles výkonnosti alebo zbadáte časový sklz v plnení zadaní, stiahnite multitaskera z jedného projektu a poverte ho, nech radšej pracuje len v jedinom projektovom tíme.

Pravidelné check-ins

Rada číslo 11: Pravidelné check-ins

Jednou z najjednoduchších a pritom najúčinnejších metód v projektovom manažmente je pravidelný check-in, alebo hlásenie sa členov tímu s reportami o postupe prác.

Vytvára pocit zdieľanej zodpovednosti medzi vami ako manažérom a zamestnancami. Členovia tímu vďaka tomu vedia, že niekto ich prácu sleduje a je zvedavý na výsledky. Zároveň je to však skvelý nástroj na motiváciu a pomoc, ak si niekto nevie so zadaním poradiť.

Check-in funguje skvele hlavne vtedy, ak máte v tíme ľudí, ktorí nie sú vašimi zamestnancami (freelanceri, dohodári atď.). A v čase koronakrízy a home-office je ešte dôležitejší ako kedykoľvek predtým.

Frekvenciu pravidelných check-ins si môžete nastaviť podľa veľkosti tímu, rozsahu prác, veľkosti projektu. Všeobecne sa odporúča, aby ste reporty dostávali minimálne raz týždenne.

Konsolidujte projektové nástroje, dáta a informácie

Rada číslo 12: Konsolidujte projektové nástroje, dáta a informácie

Všetky projektové dáta sústreďte na jednom mieste a prístup k nim umožnite každému, kto na projekte pracuje.

Vytvoríte tak akúsi centralizovanú znalostnú databázu. Nemali by v nej chýbať nástroje, templates a softvér, ktorý používate, časový plán, rozpočet, historické informácie o projekte, katalóg všetkých organizačných zdrojov, zoznam projektových best practises a v neposlednom rade aj kolaboračná platforma, kde si budete vymieňať skúsenosti a zdieľať nápady. Databázu pravidelne aktualizujte a starajte sa o to, aby ju členovia tímu navštevovali. 

Sledujte, či idete stále po správnej ceste

Rada číslo 13: Sledujte, či idete stále po správnej ceste

Odklonu od primárneho cieľa projektu sa niekedy nedá vyhnúť. Je to spôsobené rôznymi faktormi: nestíhate deadliny, idete nad rámec rozpočtu alebo narazíte na neočakávané riziká, s ktorými ste pôvodne nerátali.

Preto dôkladne sledujte všetky tieto zmeny a opravte ich v najkratšom možnom čase. Pozorne sledujte reporty od členov tímu, neberte ich ako povinnú jazdu. Ak ich ľudia robia poctivo, dajú vám vedieť, že sa  odkláňate z naplánovanej trasy.

Nezabudnite o všetkých problémoch včas informovať všetkých stakeholderov (klienta, šéfa, celý tím atď.). Nikdy nezastierajte, že ste narazili na prekážku. Verte mi, že je jednoduchšie „priznať farbu“, ako následne hasiť problémy.

Zároveň posmeľujte váš tím, aby sa nebál oznámiť vám akékoľvek deviácie, ktoré sa v projekte vyskytnú. Ak je to potrebné, problém následne eskalujte.

Buďte empatickí

Rada číslo 14: Buďte empatickí

O soft skills som už hovoril, ale jednej schopnosti sa chcem venovať podrobnejšie: empatii. Nemám na mysli len empatiu s vaším tímom, ale napríklad aj s klientom či koncovými používateľmi výsledkov vašej práce.

Dobrý projekt nepripravíte bez toho, aby ste sa nezamysleli nad tým, aké sú ich potreby, problémy a výzvy. Nerobíte to predsa pre seba: ak niečo tvoríte, ovplyvní to skutočných ľudí v skutočnom svete.

Ak budete empatickí, lepšie porozumiete tomu, ako vaša práca vplýva na okolie. To vás prinúti robiť veci najlepšie, ako sa len dajú. Dostatočná miera empatie so sebou určite prinesie lepšie výsledky. 

Pravidelne klienta informujte o progrese

Rada číslo 15: Pravidelne informujte klienta

Check-ins sa nemusia robiť len na linke projektový manažér–zamestnanci. Podobný postup aplikujte aj smerom ku klientovi. Nemali by ste sa dostať do stavu, že ho zabudnete informovať o postupe prác. A nemyslite si, že keď sa vám neozýva, je automaticky spokojný.

Nečakajte na to, kým sa vám ozve sám. Tým, že mu proaktívne dáte vedieť, ako ďaleko ste sa s projektom dostali, naznačíte, že vám na projekte záleží a robíte maximum pre to, aby bol s výsledkom spokojný.

V neposlednom rade to pomáha vašej osobnej reputácii. Zapíšete sa v klientových očiach ako zodpovedná osoba, ktorá chce, aby bol spokojný a informovaný. Vyhnete sa nepríjemným situáciám, keď vám zavolá CEO vašej firmy, lebo sa mu sťažoval nespokojný klient.

Minimálne raz týždenne si teda naplánujte pravidelné mítingy s klientom, kde ho budete informovať o všetko dôležitom, čo sa udialo. Vďaka tomu sa tiež poistíte voči prípadným nedorozumeniam, ktoré sa môžu objaviť pri odovzdávaní hotového projektu.

Verím, že som vám pomohol lepšie si premyslieť plánovanie projektov, do ktorých sa budete v budúcnosti púšťať. Budem rád, ak mi dáte vedieť, čo sa osvedčilo vám, napíšem o tom nabudúce.

 

Laco
Planning Director

Používate zastaralý prehliadač. Môžete si ho aktualizovať na tejto stránke.