Blog

Ako sa kvalitne pripraviť na nový projekt, časť 1.

Know-how Project Management
19.1.2021
Poctivé plánovanie a napísanie projektového plánu vám pomôžu vyhnúť sa zbytočným chybám.

Každý skúsený projektový manažér vám potvrdí, že dôkladná príprava na projekt je jednou z jeho najdôležitejších fáz. Ak si myslíte, že ju môžete odfláknuť, lebo všetky prípadné problémy sa predsa dajú vyriešiť za behu, buďte si istí, že si zarábate na problémy.

Čo sa v článku dočítate:

  • Prečo je precízna a dôkladná príprava dôležitá
  • Na čo by ste pri projektovom plánovaní nemali zabudnúť
  • Ako pripraviť kvalitný projektový plán
  • Niečo o rizikách, úskaliach, ktoré vás čakajú

Dôležitosť projektového plánovania

Prečo je projektové plánovanie dôležité

Projektové plánovanie je druhou fázou v životnom cykle projektu. Nasleduje po tzv. iniciačnej fáze, v ktorej sa nahadzujú prvé nápady, prebieha prvotný prieskum prostredia a nakoniec sa rozhodne o realizácii projektu.
Vo fáze plánovania by ste sa mali zamerať na potreby klienta, ciele, ktoré chcete dosiahnuť, zvážiť záujmy všetkých stakeholderov, vyskladať tím a vytvoriť detailný projektový plán.
Samotný plán však nestačí. Dôležitejšie je, ako ho pripravíte a čo bude obsahovať. Musíte myslieť na množstvo zložitých premenných, ktoré rozhodnú o priebehu a úspechu projektu a keď na ne zabudnete, môžu vašu snahu potopiť.

Zmysel projektového plánovania

Zmysel projektového plánovania

Príprava plánu je azda najdôležitejším aspektom plánovania projektu. Ak ho spravíte rozumne, zaistíte si lepší priebeh realizácie projektu. Verte mi, že bez jasne stanovenej stratégie nebudete efektívni a čaká vás chaos.
Zmyslom plánu je ukázať smer, ktorým sa vyberiete. Mal by obsahovať detailné rozpracovanie úloh a cieľov pre jednotlivcov a aj celý tím. Jeho písomné spracovanie a zdieľanie s projektovými tímom vám zaručí, že každý bude vedieť, čo sa od neho očakáva a nebude sa môcť vyhovárať, že o takej alebo onakej úlohe netušil.
Plán vás zároveň pripraví na všetky neočakávané udalosti, zakopnutia či skryté výdavky, ktorým sa v komplexných IT projektoch jednoducho nedá vyhnúť.

Skladba projektového plánu

Z čoho sa projektový plán skladá

Nestačí, aby ste v pláne uviedli len predpokladané termíny odovzdávania hotových zadaní. Zapracujte doň všetko, čo realizáciu projektu ovplyvní – jeho exekúciu, predpokladaný čas nasadenia, manažment ľudí a zdrojov, kontrolu nad plnením zámerov, očakávané ciele, deadliny, rozpočet, zloženie tímu atď.

Na čo by ste pri zostavovaní písomnej podoby projektového plánu nemali zabudnúť:

  • Rozsah a záber projektu
  • Potreby a požiadavky
  • Načasovanie
  • Finančný manažment
  • Manažment kvality
  • Manažment zdrojov
  • Zosúladenie očakávaní všetkých stakeholderov
  • Komunikácia
  • Dohľad nad zmenami
  • Vyhodnotenie rizík a ich riešenie

Nezabúdajte, že plán nie je len na to, aby boli tieto komponenty v súlade. Zapracujte doň aj všetky predpokladané výzvy a riziká, ktoré môžu byť s realizáciou projektu spojené.

V ďalšej časti som dal dokopy 10 rád vychádzajúcich z mojej praxe, na ktoré by ste pri plánovaní projektu nemali nikdy zabúdať. Pokračovanie článku už čoskoro….

Laco
Planning Director

Používate zastaralý prehliadač. Môžete si ho aktualizovať na tejto stránke.